Uw keuzes
MM Minimum
Deze minimum variant levert al een besparing op.
MM Medium
Met de medium variant loopt uw besparing op vergaderkosten flink op én het overleg wint aan kwaliteit.
MM Maximum
Met inzet van de maximum variant gaat uw organisatie voor het maximale, blijvende, rendement.


MeetingMateMaximum

Met een uitgebreide organisatiecultuur analyse, gevolgd door gerichte trainingen en positieve gedragsbeïnvloeding, levert de inzet van de MeetingMateMeter®(s) uw organisatie een maximaal rendement. En dat gepaard aan een sterke verbetering van de kwaliteit van het overleg.

De complete MeetingMateMethode vindt zijn basis in een stappenplan voor analysering van de heersende (vergader)cultuur en het bereiken van een bedrijfsbreed committment. De cultuurscan krijgt o.a. gestalte door intake gesprek(ken) met het management en waar mogelijk door individuele gesprekken met werknemers ‘op de werkvloer’. Deze analysefase levert antwoorden op vragen als:

- Is er sprake van een open communicatie cultuur, worden inhoud en relatie afdoende gescheiden in de dagelijkse praktijk?
- Is er ruimte voor kritiek of heerst er in meer of mindere mate een afrekencultuur?
- Worden kritiek en verbeterpunten op de juiste plaats en tijd geleverd of worden vergaderingen “op de gang” nog eens over gedaan?
- Is er voldoende inzicht en besef van kosten en/of is er sprake van projectbudgettering?
- Is urenverantwoording slechts een rituele dans of fungeert het daadwerkelijk als sturingselement?
- Etc.

Plan van aanpak

Het voorgaande resulteert in een concept probleembeschrijving en een daaruit volgend plan van aanpak volgens een vaste methodiek. Dit plan van aanpak wordt vervolgens met de directie besproken en waar nodig bijgesteld. Afhankelijk van het plan van aanpak, wordt een samenhangend geheel van trainingen en coaching geïmplementeerd. Een belangrijk aspect in dit verband is dat niet alleen het beperken van kosten van overleg onderwerp van het plan van aanpak zal zijn. Vaak is een bijeenkomst namelijk niet noodzakelijk maar wordt er wel vergaderd omdat bijvoorbeeld een jaar vooruit is gepland. Op basis van een aantal geformuleerde criteria, kan worden bepaald of in het probleem niet op een andere wijze kan worden voorzien. Inzicht verschaffen in mogelijke alternatieven is dan ook zeker onderwerp van de geboden oplossingsrichtingen.

Optimaal overleggen

Na de uitwerking van het stappenplan, hebben de werknemers de vaardigheden en de motivatie ontwikkeld om optimaal te vergaderen en gebruik te maken van de handreikingen die de MeetingMateToolkit hen biedt. Hierdoor kan de besparing oplopen van twintig tot dertig procent van de bestede tijd terwijl de kwaliteit van de bijeenkomsten en de besluitvorming sterk toenemen en dat met een meer permanent karakter omdat een wezenlijke cultuurverandering wordt geïmplementeerd.

Rekenvoorbeeld Meeting Mate Maximum

Bij een werknemersbestand van 200 personen, zijn jaarlijks circa (200 x 205 x 8) = 328.000 uur beschikbaar.

Als wordt uitgegaan van recent onderzoek dat aangeeft dat gemiddeld 15 procent van de beschikbare tijd (sommigen minder, sommigen meer) wordt besteed aan vergaderen en het uurloon wordt gesteld op gemiddeld € 30,- inclusief werkgeversdeel, kost het vergaderen het bedrijf thans jaarlijks € 1.476.000,-.

De hiervoor geschetste besparing van twintig tot dertig procent , op basis van uurlonen, loopt op deze wijze op naar ca. € 370.000,- per jaar. Uiteraard dienen hierop de eenmalige kosten van training, coaching en implementatie alsook de aanschaf en licenties van de MeetingMateToolkits in mindering te worden gebracht. Overigens, de mogelijkheid om bestede uren op de juiste wijze te alloceren, levert ook nog eens een additionele besparing op én een kwaliteitsimpuls aan de gehele organisatie.
Klik hier voor meer informatie