Actueel
Voor € 39.700.000,- vergadert jaarlijks uw gemeenteraad
Dat blijkt uit grootschalig onderzoek onder 3360 raadsleden.
» Klik hier
Artikel Kluwer vakblad
Grote besparingen door effectiever en efficiënter overleggen.
» Klik hier
Volkskrant
Interview Peter Beunk
» Klik hier
De MeetingMateMeter® in de praktijk

Uitlopen van vergaderingen kan een aantal oorzaken hebben. Of de planning is te krap geweest, het aantal agendapunten te uitgebreid of de vergaderdiscipline heeft te wensen overgelaten. Of een mix van dat alles natuurlijk. Naast het positieve effect dat het gebruik van de MeetingMateMeter® in vergaderingen op de deelnemers zal hebben, zorgt het opstellen van de agenda binnen de MeetingMate software ervoor dat de voorzitter zich ook bij het plannen van vergaderingen, meer bewust is van relevantie en tijdbeslag van agendapunten


Stap1: Vergadering plannen

Naast algemene informatie over de betreffende vergadering (naam, bedrijfsonderdeel, datum en plaats van handeling), voorziet het invulscherm in vermelding van de deelnemers met bij behorende kosten per uur. Dit kan een exact bedrag zijn, een schatting of een gemiddelde. Aan u de keus. Ook reiskosten en andere bijkomende kosten als zaalhuur of –doorberekening, catering etc. kunnen worden vermeld. Uiteraard wordt in het scherm ook de agenda opgesteld met het bijbehorende verwachtte tijdsbeslag per agendapunt. Met een druk op de knop exporteert u de agenda naar Word. En met een USB verbinding laadt u alle gegevens in de MeetingMateMeter®.


de vergadering plannen...
Stap2: De vergadering

Met de meegeleverde afstandsbediening start de voorzitter de MeetingMateMeter® aan het begin van de vergadering. Aan vier zijden zijn nu twee displays afleesbaar. Op het bovenste display zien alle deelnemers het betreffende agendapunt en de tijd die verstrijkt. Het onderste display vermeldt oplopend de kosten in euro’s inclusief alle bijkomende kosten. Overschrijding van de tijd per agendapunt is aan de voorzitter; de tijd zal nu met een min-teken ervoor, gewoon verder lopen. De voorzitter bepaalt met de afstandsbediening wanneer het volgende agendapunt in het bovenste display verschijnt.


...tijdens de vergadering...
Stap3: Na de vergadering

Na afloop kunnen de gegevens met één druk op de knop worden geëxporteerd naar het invulscherm. Per onderdeel en voor de gehele vergadering is nu zichtbaar wat deze aan tijd en geld heeft gekost en hoe dit zich verhoudt met de inschatting vooraf. Op dezelfde eenvoudige manier kunnen de gegevens worden geëxporteerd naar een excel bronbestand. Hierdoor kunt u de gegevens over langere periodes, op elke gewenste wijze, rubriceren en consolideren. Een oreinterend gesprek kan u verder helpen! No cure, no pay.


...na de vergadering
Klik hier voor meer informatie