Actueel
Voor € 39.700.000,- vergadert jaarlijks uw gemeenteraad
Dat blijkt uit grootschalig onderzoek onder 3360 raadsleden.
» Klik hier
Artikel Kluwer vakblad
Grote besparingen door effectiever en efficiënter overleggen.
» Klik hier
Volkskrant
Interview Peter Beunk
» Klik hier


Achtergrond

Al heel lang bestaan er trainingen voor het verbeteren van vergadertechnieken. Toch hebben deze inspanningen door de jaren onvoldoende opgeleverd. Dit heeft vooral te maken met de geïsoleerde aanpak van het probleem. Hooguit wordt ingezet op het trainen van overlegvaardigheden van individuen of groepen medewerkers. Er wordt met deze aanpak vanuit gegaan dat als een ieder maar over de juiste vaardigheden beschikt, de intrinsieke motivatie van voormalige vergadertijgers er voor zorgt dat het probleem zich oplost. Dit blijkt vaak niet het geval.

Instrumenten en cultuur

Het ontbreken van concrete instrumenten en de heersende (vergader)cultuur leiden vaak tot het verdampen van eerder behaalde resultaten. Daarbij komt dat in organisaties vaak wel wordt gezocht naar efficiency verbeteringen op uiteenlopende gebieden, maar inefficiënt en te frequent vergaderen een blinde vlek lijkt bij management en directie. De wijze van vergaderen én de frequentie ervan, blijken een vast gegeven. Ook de status die historisch aan het fenomeen vergaderen kleeft, maakt het praten over de daarmee gemoeide kosten op voorhand banaal. Waar in de dagelijkse gang van zaken de hiërarchische verhoudingen de voortgang van de processen bepalen, is in overleg het “one man, one vote” principe vaak leidend.

Status aparte ?

Veel dagelijkse werkzaamheden in diverse ‘takken van sport’ zijn genormeerd en onderwerp geweest van arbeidsanalyse en pogingen tot optimalisering. Waarom zou vergaderen daarop een uitzondering moeten zijn?. We hebben kennelijk een wat schizofrene kijk op de verschillende processen ontwikkeld in de loop van de tijd. De, direct aan de productie of doelstelling gerelateerde kosten, investeringen in materieel en materialen of kosten van het wagenpark, worden regelmatig tegen het licht gehouden. Maar investeringen in overleg en vergaderingen worden pas onderwerp van gesprek als ze “te gek” worden of “uit de klauw” dreigen te lopen. Maar wat is “te gek” en wanneer lopen ze “uit de klauw” ?

De MeetingMateMethode geeft organisaties hierop het antwoord. En geeft handvaten voor directe verbeteringen.

Gedrag en resultaat

De cultuur van een organisatie wordt vorm gegeven door het gedrag van medewerkers en leiding. Het geheel van die gedragingen vormt de keten die bepalend is voor resultaat.
Vanwege de sterke relatie tussen gedrag en resultaat, is het van belang dat gedrag bewust positief wordt versterkt, óók voor wat betreft overleg en vergaderen.
Beïnvloeding van gedrag vereist concrete doelstellingen, gereedschappen en omstandigheden. De MeetingMateMethode voorziet hierin.
Op één van de belangrijkste componenten van de methode, de MeetingMateMeter, rust inmiddels octrooirecht.
Klik hier voor meer informatie